7 techniques pour DOUBLER votre productivité en gérant mieux votre temps

gestion du tempsJ’ai donné récemment 2 conférences sur la gestion du temps, et j’avais envie de partager avec vous 7 techniques et bons réflexes à adopter pour reprendre le contrôle de votre vie et atteindre les objectifs qui vous tiennent (vraiment) à coeur.

0-  Etre au clair sur vos objectifs pro et perso

Avant de parler techniques, faudrait d’abord savoir où vous voulez aller. Car les techniques de gestion du temps ne sont que des moyens, et pas des objectifs en soi.

Il vous faut donc être très au clair sur vos propres objectifs pro et perso.

  • Voulez-vous avoir plus de temps pour votre famille, vos enfants, vos amis ?
  • Voulez-vous voyager davantage ?
  • Voulez-vous davantage vous concentrer sur des activités stratégiques, et moins sur des tâches opérationnelles ?
  • Voulez-vous réussir un projet bien précis ?
  • Voulez-vous avoir plus de temps libre ?

En fait, il s’agit ici de répondre à la question « que voulez-vous faire de votre vie ? ».

Cette question est essentielle car votre temps sur terre est compté. Oui, je sais, ce constat n’est pas glop. Mais si vous n’en avez pas conscience, vous risquez de faire des non-choix, par automatisme, et du coup, de passer à côté de votre vie, à côté de vos vraies envies. Et d’avoir, plus tard, des regrets (certains peuvent être très amers, donc, autant anticiper pour les éviter).

Du coup : ne passez pas à la suite tant que vous n’êtes pas au clair sur ce que vous voulez faire de votre vie, et notamment durant les 12 prochains mois.

1- Construire et planifier votre temps efficacement, établir vos priorités

Vous planifiez et mettez dans votre agenda les RDV, réunions, évènements. Penser également à planifier des temps de travail sur des tâches précises : devis, réflexion sur votre stratégie, lecture/information, travail sur un projet …

Je vous conseille de faire deux types de liste :

  1. la « grosse liste » sur laquelle je mets toute les tâches à faire, dès que l’une d’entre elles se présente (pour ne pas oublier et désencombrer ma mémoire)
  2. le « plan de journée » que je fais le soir, et dans lequel je mets les tâches à faire pour le lendemain. Je mets les tâches prioritaires (à faire absolument, même si d’autres priorités arrivent entre temps, et même si je suis fatiguée et que ma productivité chute). Le fait d’avoir cette liste près de moi si je travaille à côté de mon ordinateur, ou dans mon sac si je suis en déplacement est extrêmement rassurant.

Outils numériques : Trello, Keep, Evernote, Google Calendar

Outils papier : une feuille pour la « grosse liste de tâches », une feuille pour les tâches de la journée

Personnellement, j’utilise encore beaucoup le papier (pour les deux listes, et pour mon agenda), et je mixe avec des outils numériques : Trello, Evernote, Google Calendar

2 – Couper court aux multiples interruptions

mailLoi de Parkinson : toute tâche interrompue prend plus de temps que si elle était effectuée de manière continue

Exemple : vous faites un devis pour un client. Cela devrait vous prendre 30 minutes. Un « bip » sonore vous informe qu’un mail vient d’arriver dans votre boîte mail. Vous ne pouvez pas résister et allez lire le mail. Puis vous revenez à votre devis. Vous passez en tout 40 minutes à faire votre devis. Grrrr !

Les interrupteurs les plus fréquents  : notifications (mails, réseaux sociaux, applications …), mails, appels téléphoniques, sms, personnes qui viennent vous voir.

Les solutions : enlever les notifications. Stop aux alertes sonores et/ou visuelles de mails et applications ! Cela vous déconcentre de votre travail à chaque fois (et cela peut atteindre plusieurs dizaines de fois dans la journée).

Autre solution : éduquer votre entourage (ex : le matin, je ne suis pas disponible, mais je le suis l’après-midi).

3- Travailler de manière concentrée et efficace, à un rythme que votre cerveau adore

pomodoroConnaissez-vous la méthode Pomodoro ?
C’est 25 minutes de travail + 5 minutes de pause. Cette séquence est à renouveler 4 fois.

Variante : 50 minutes de travail, 10 minutes de pause.
J’utilise plutôt cette variante qui fonctionne très bien pour moi.

http://www.marinaratimer.com : c’est le minuteur gratuit que j’utilise sur mon ordi.

Il existe également de nombreuses applis Pomodoro gratuites sur smartphone.

4- Savoir dire non à tout ce qui vous éloigne de votre objectif

Déterminez ce que vous

  • devez accepter
  • pouvez accepter
  • vous pouvez accepter à certaines conditions
  • ne pouvez pas accepter
  • devez absolument refuser
  • pouvez ou devez déléguer

5- Soigner votre hygiène de vie pour être en forme, détendu.e et concentré.e

gestion du tempsObjectif : avoir de l’énergie et être serein.e

Voici les éléments sur lesquelles je suis vigilante :

  • Respiration
  • Posture physique
  • Activité physique régulière
  • Sommeil de qualité
  • Alimentation
  • Hydratation
  • Gestion des émotions

Je vous recommande l’application gratuite de cohérence cardiaque Respirelax

6- Regrouper les tâches intelligemment pour gagner du temps

Faire des listes pour désencombrer la mémoire.

Regrouper par lieu géographique, personne, sujet, type de tâches (ex : appels téléphoniques, mails, facturation …)

7- Mettre en place des routines intelligentes, au service de vos objectifs

Le cerveau fonctionne souvent en pilotage automatique

L’idée : créer des routines/habitudes bénéfiques pour vous.

Exemples : faire en fin de journée le planning du lendemain, déterminer 1 ou plusieurs horaire.s pour le traitement des mails (et ne plus gérer les mails au fil de l’eau), faire du sport chaque samedi matin, faire 5 minutes de Respirelax au coucher …

Conseils pour mieux gérer votre temps … concrètement

Soyez très au clair sur vos objectifs pro et perso. Quelques uns, pas toute une liste. Ca vous aidera à rester focus, et à avoir la motivation nécessaire pour mettre plus de discipline dans votre vie.

On commence petit : choisissez une technique, et mettez-là en pratique. Il y aura des loupés, et c’est normal. Persévérez. Et savourez les premiers résultats.

Focalisez-vous sur la régularité (pas sur le gros effort ponctuel). Un peu X souvent = beaucoup !

Je vous souhaite plein de courage et de persévérance (et je sais que c’est dur ! Je lutte tous les jours !), car l’atteinte des objectifs qui vous tiennent à coeur est savoureuse. Enjoy ! 😃

Comment méditer au travail en 4 minutes pour développer sérénité et efficacité

meditezJe vous ai déjà parlé de méditation dans un article consacré au Petit cahier d’exercices de pleine conscience. Et … je continue. Franchement, si on m’avait dit qu’un jour, j’écrirais des articles pour promouvoir la méditation, j’aurais bien ri. Et pourtant !

Pourquoi se mettre à la méditation ?

La méditation permet d’être plus serein, notamment dans les situations difficiles. En méditant, nous sommes moins « ballotés » par nos émotions. Nous ressentons encore de la colère, ou de la tristesse, mais celles-ci ont moins de prise sur nous, nous sommes plus libres, nos réactions sont plus appropriées. La méditation permet aussi d’être plus concentré, plus efficace dans notre travail. En ce sens, elle favorise le bonheur.Lire la suite

12 trucs des vacances à pratiquer au travail pour être plus heureux

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Le rosé bien frais avec les olives, le ciel bleu et le soleil qui caresse la peau, les journées-plaisir : ça appartient aux vacances. Et la perspective de retourner au travail et de renouer avec vos collègues, votre hiérarchie, les mails en quantité industrielle, les procédures à appliquer, les objectifs à atteindre, les fonctionnements inefficaces (et j’en passe) peut paraitre difficile et moins fun que vos récentes vacances.Lire la suite

Les 6 astuces qui vont rendre votre travail plus attrayant

Travailler Heureux a le plaisir d’accueillir son premier article invité. C’est Greg, le webmaster du blog, qui l’a rédigé. Enjoy !

Pour une majorité d’entre nous, le travail est une obligation. Et malheureusement il ne nous permet que rarement de nous épanouir. Nous sommes rentrés dans l’ère du processus et on attend de nous un travail « prototypé » qui laisse peu de place à la création et à l’initiative.

Je vous propose donc 6 astuces qui vont vous permettre de mieux vivre votre travail quotidien. De transformer votre fardeau en des taches plus légères, plus passionnantes et il est même possible que l’on vous en remercie et que l’on vous motive à continuer !

happy-employees[1]1 – Créez votre projet
Trouvez-vous un projet qui va permettre de vous épanouir, de développer des compétences ou qui vous motivera. Ce projet devra vous épanouir et avoir une plus value pour votre société, votre service ou votre tâche. Ainsi vous vous épanouirez  partiellement dans votre boulot, et votre quotidien en deviendra plus attrayant. Et vos collègues, votre hiérarchie vous en seront reconnaissants.

2 – Elargissez votre cercle d’ami au travail.
Avoir des copains ou amis au travail vous permettra d’avoir plus de bonnes relations dans votre travail. Et ainsi positiver votre temps dans le cadre du travail. Organisez un pot le midi, des vendredi petit-déjeuner ou d’autres moments conviviaux !

3 – Positivez votre travail. Donnez lui un sens
Même si votre travail est répétitif et n’a pas toujours de sens. Dites-vous que vous êtes un maillon d’une chaine qui permet de construire quelque chose de grand. Les Pyramides d’Egypte n’ont pas été construites par un seul homme mais par une myriade d’hommes qui avaient chacun leur tâche. Et ensemble ils ont construit un édifice intemporel. A votre niveau, vous aussi vous contribuez à construire une oeuvre. Et vous en êtes l’une des briques.

4 – Souriez et soyez reconnaissant
Même si ce n’est pas facile, car vous allez au travail avec des pieds de plombs. Sourire, gratifier vos collègues pour leurs services ou aides, va faire de vous une personne rayonnante. Et vos collègues vont le rendront. De plus cela va augmenter l’estime que vous avez de vous.
Vous avez créé du bonheur autour de vous et il est contagieux. La majorité des collègues auront une attitude attentionnée, et cela ne pourra que vous gratifier.

5 – Personnaliser votre lieu de travail
Aménager autant que possible votre lieu de travail. Apportez votre mug, ajoutez des fleurs ou une photo sur votre bureau. Ces objets ne doivent pas envahir votre bureau mais doivent vous permettre de vous sentir dans un lieu plus personnel.

6 – Prenez des pauses.
Il n’est pas forcement toujours bien vu de prendre des pauses dans le cadre de son travail. Mais il est maintes fois prouvé que prendre des pauses toutes les 90 / 120 minutes permet d’être plus productif. Ce n’est parce que des gens restent 10 heurs le nez collé à leurs dossier qu’ils seront plus performants, bien au contraire. Notre cerveau, notre corps a besoin de se décontracter. Faire une pause permet de relacher l’effort pour pouvoir en faire un autre plus performant après la pause. Regardez les entrainements des grands sportifs, le temps de récupération est une donnée incontournable de la performance. Sans récupération …. pas de performance. Ainsi en « pausant » vous serez plus performant, plus social, plus positif.

En appliquant ces petites choses un peu à la fois, vous serez plus performant, plus épanoui, plus reconnu. Et vous pourrez peut-être instaurer ces choses autour de vous et ainsi rendre votre service plus heureux, plus positif ….. Le bonheur est aussi contagieux, propageons-le, initions-le …. il reviendra vers nous !

Comment Michelin met en place une organisation responsabilisante

Le fabricant de pneus Michelin met en place une organisation responsabilisante : des équipes auto-dirigées, qui travaillent en autonomie, prennent leurs décisions, décident de leur organisation. Et en cas de pépin, l’équipe recherche des solutions, et les met en place. Cette organisation a été expérimentée par 1 500 collaborateurs, et va être généralisée à tout le groupe.

Merci à Michelin pour cette vidéo très didactique.

Comment avoir plus de temps

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Fais moins de choses

Vend ton intelligence, pas ton temps

Fais une grande chose par jour

Ne fais pas semblant d’être occupé juste pour le plaisir d’être occupé

Fréquente des gens qui reconnaissent la valeur du temps

Admets que les choses prendront plus longtemps que prévu

Passe du temps à acheter plus de temps

Planifie ton temps

Arrête de regarder le temps quand tu te reposes

Encore une infographie des géniaux Funders and Founders.

Elle est signé Anna VITAL388914_10150482358431865_2032632103_n