7 techniques pour DOUBLER votre productivité en gérant mieux votre temps

gestion du tempsJ’ai donné récemment 2 conférences sur la gestion du temps, et j’avais envie de partager avec vous 7 techniques et bons réflexes à adopter pour reprendre le contrôle de votre vie et atteindre les objectifs qui vous tiennent (vraiment) à coeur.

0-  Etre au clair sur vos objectifs pro et perso

Avant de parler techniques, faudrait d’abord savoir où vous voulez aller. Car les techniques de gestion du temps ne sont que des moyens, et pas des objectifs en soi.

Il vous faut donc être très au clair sur vos propres objectifs pro et perso.

  • Voulez-vous avoir plus de temps pour votre famille, vos enfants, vos amis ?
  • Voulez-vous voyager davantage ?
  • Voulez-vous davantage vous concentrer sur des activités stratégiques, et moins sur des tâches opérationnelles ?
  • Voulez-vous réussir un projet bien précis ?
  • Voulez-vous avoir plus de temps libre ?

En fait, il s’agit ici de répondre à la question « que voulez-vous faire de votre vie ? ».

Cette question est essentielle car votre temps sur terre est compté. Oui, je sais, ce constat n’est pas glop. Mais si vous n’en avez pas conscience, vous risquez de faire des non-choix, par automatisme, et du coup, de passer à côté de votre vie, à côté de vos vraies envies. Et d’avoir, plus tard, des regrets (certains peuvent être très amers, donc, autant anticiper pour les éviter).

Du coup : ne passez pas à la suite tant que vous n’êtes pas au clair sur ce que vous voulez faire de votre vie, et notamment durant les 12 prochains mois.

1- Construire et planifier votre temps efficacement, établir vos priorités

Vous planifiez et mettez dans votre agenda les RDV, réunions, évènements. Penser également à planifier des temps de travail sur des tâches précises : devis, réflexion sur votre stratégie, lecture/information, travail sur un projet …

Je vous conseille de faire deux types de liste :

  1. la « grosse liste » sur laquelle je mets toute les tâches à faire, dès que l’une d’entre elles se présente (pour ne pas oublier et désencombrer ma mémoire)
  2. le « plan de journée » que je fais le soir, et dans lequel je mets les tâches à faire pour le lendemain. Je mets les tâches prioritaires (à faire absolument, même si d’autres priorités arrivent entre temps, et même si je suis fatiguée et que ma productivité chute). Le fait d’avoir cette liste près de moi si je travaille à côté de mon ordinateur, ou dans mon sac si je suis en déplacement est extrêmement rassurant.

Outils numériques : Trello, Keep, Evernote, Google Calendar

Outils papier : une feuille pour la « grosse liste de tâches », une feuille pour les tâches de la journée

Personnellement, j’utilise encore beaucoup le papier (pour les deux listes, et pour mon agenda), et je mixe avec des outils numériques : Trello, Evernote, Google Calendar

2 – Couper court aux multiples interruptions

mailLoi de Parkinson : toute tâche interrompue prend plus de temps que si elle était effectuée de manière continue

Exemple : vous faites un devis pour un client. Cela devrait vous prendre 30 minutes. Un « bip » sonore vous informe qu’un mail vient d’arriver dans votre boîte mail. Vous ne pouvez pas résister et allez lire le mail. Puis vous revenez à votre devis. Vous passez en tout 40 minutes à faire votre devis. Grrrr !

Les interrupteurs les plus fréquents  : notifications (mails, réseaux sociaux, applications …), mails, appels téléphoniques, sms, personnes qui viennent vous voir.

Les solutions : enlever les notifications. Stop aux alertes sonores et/ou visuelles de mails et applications ! Cela vous déconcentre de votre travail à chaque fois (et cela peut atteindre plusieurs dizaines de fois dans la journée).

Autre solution : éduquer votre entourage (ex : le matin, je ne suis pas disponible, mais je le suis l’après-midi).

3- Travailler de manière concentrée et efficace, à un rythme que votre cerveau adore

pomodoroConnaissez-vous la méthode Pomodoro ?
C’est 25 minutes de travail + 5 minutes de pause. Cette séquence est à renouveler 4 fois.

Variante : 50 minutes de travail, 10 minutes de pause.
J’utilise plutôt cette variante qui fonctionne très bien pour moi.

http://www.marinaratimer.com : c’est le minuteur gratuit que j’utilise sur mon ordi.

Il existe également de nombreuses applis Pomodoro gratuites sur smartphone.

4- Savoir dire non à tout ce qui vous éloigne de votre objectif

Déterminez ce que vous

  • devez accepter
  • pouvez accepter
  • vous pouvez accepter à certaines conditions
  • ne pouvez pas accepter
  • devez absolument refuser
  • pouvez ou devez déléguer

5- Soigner votre hygiène de vie pour être en forme, détendu.e et concentré.e

gestion du tempsObjectif : avoir de l’énergie et être serein.e

Voici les éléments sur lesquelles je suis vigilante :

  • Respiration
  • Posture physique
  • Activité physique régulière
  • Sommeil de qualité
  • Alimentation
  • Hydratation
  • Gestion des émotions

Je vous recommande l’application gratuite de cohérence cardiaque Respirelax

6- Regrouper les tâches intelligemment pour gagner du temps

Faire des listes pour désencombrer la mémoire.

Regrouper par lieu géographique, personne, sujet, type de tâches (ex : appels téléphoniques, mails, facturation …)

7- Mettre en place des routines intelligentes, au service de vos objectifs

Le cerveau fonctionne souvent en pilotage automatique

L’idée : créer des routines/habitudes bénéfiques pour vous.

Exemples : faire en fin de journée le planning du lendemain, déterminer 1 ou plusieurs horaire.s pour le traitement des mails (et ne plus gérer les mails au fil de l’eau), faire du sport chaque samedi matin, faire 5 minutes de Respirelax au coucher …

Conseils pour mieux gérer votre temps … concrètement

Soyez très au clair sur vos objectifs pro et perso. Quelques uns, pas toute une liste. Ca vous aidera à rester focus, et à avoir la motivation nécessaire pour mettre plus de discipline dans votre vie.

On commence petit : choisissez une technique, et mettez-là en pratique. Il y aura des loupés, et c’est normal. Persévérez. Et savourez les premiers résultats.

Focalisez-vous sur la régularité (pas sur le gros effort ponctuel). Un peu X souvent = beaucoup !

Je vous souhaite plein de courage et de persévérance (et je sais que c’est dur ! Je lutte tous les jours !), car l’atteinte des objectifs qui vous tiennent à coeur est savoureuse. Enjoy ! 😃

2 Comments

  1. Coucou Agnès. Merci pour cet article oh combien intéressant. Je l’ai partagé en interne mais en revanche je ne sais pas comment faire pour le partager sur linkedin. Bises

    • Bonjour Xavier. Contente de te lire. Effectivement, ce n’est pas possible pour cet article de republier sur LinkedIn. Je l’ai signalé à notre responsable technique. En attendant, il me dit que la solution serait de copier-coller le lien vers l’article dans un post LinkedIn. Bonne journée.

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